Informativa sul trattamento dei dati personali

ai sensi dell’art. 13 Reg. UE 679/2016 e ai sensi del d.lgs. 24/2023 (Whistleblowing)

 

1. Titolare del trattamento e DPO

Titolare del trattamento – Istituto Santa Cecilia s.r.l., in persona del legale rappresentante p.t., con sede legale in Via Maratona, 11 - 00053 Civitavecchia (RM), C.F.: 02302990581 P.IVA: IT01040621003, 
pec: santacecilia@pec.it

Data Protection Officer – Dott. Francesco Loppini – indirizzo e-mail f.loppini@ktp.it

 

2. Dati Trattati

Dati segnalante (in caso di segnalazione non anonima)	Dati personali comuni ex art. 4, comma 1, Reg. UE 679/2016	Dati anagrafici (es. nome; cognome) Dati di contatto (es. mail; telefono) Ogni ulteriore dato personale contenuto nella segnalazione
Dati di terzi coinvolti o menzionati nella segnalazione e facilitatori	Dati personali comuni ex art. 4, comma 1, Reg. UE 679/2016 contenuti nella segnalazione eventualmente, dati personali particolari art. 9 Reg. EU 679/2016 contenuti nella segnalazione eventualmente, dati personali giudiziari ex art. 10, Reg. EU 679/2016 contenuti nella segnalazione	Dati anagrafici (es. nome; cognome) Dati di contatto (es. mail; telefono) Ogni ulteriore dato personale contenuto nella segnalazione

 

3. Finalità del trattamento e Base Giuridica

Finalità		Base giuridica
Finalità relative alla segnalazione	dare corso alla gestione della segnalazione e dunque alle relative indagini svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato e fornire riscontro al segnalante	Adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento [art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR]
Finalità di legge	dare esecuzione ad obblighi di legge, regolamenti, normative nazionali, comunitarie ed internazionali o derivanti da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge.	Adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento [art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR]
Legittimo interesse	perseguire, accertare e/o difendere, eventualmente, un diritto o legittimo interesse dell’Ente nella gestione di eventuali contenziosi anche giudiziali	Perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi [art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR]

 

Si precisa che, per tutte le finalità sopra indicate, l’eventuale trattamento dei dati personali particolari così come definiti dall’art. 9 GDPR si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’Interessato in materia di diritto del lavoro [art. 9, comma 2, lett. b), GDPR], nonché sull’esecuzione di un compito di interesse pubblico rilevante assegnato dalla legge [art. 9, comma 2, lett. g), GDPR], in ragione dell’art. 2-sexies lett. dd) del D.Lgs. n. 196/2003.

Inoltre, sempre con riferimento a tutte le finalità sopra indicate, l’eventuale trattamento dei dati giudiziari e relativi a condanne penali e reati così come definiti dall’art. 10 GDPR si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento [art. 6, par. 1, lett. c), GDPR] e sull’esecuzione di compiti di interesse pubblico assegnati dalla legge [art. 6, par. 1, lett. e), GDPR], in ragione dell’art. 2-octies lett. a) del D.Lgs. 196/2003.

 

4. Modalità di trattamento

Il trattamento è effettuato nella piena osservanza della legge e delle misure di sicurezza tecniche organizzative adeguate adottate dal Titolare nel rispetto di quanto previsto dal Reg. (UE) 2016/679, in modo da limitare al minimo i rischi di divulgazione e accesso non autorizzati, accesso in modo accidentale o illegale a dati personali trasmessi, distruzione, modifica, perdita, indisponibilità.

Il trattamento è realizzato mediante l’utilizzo di strumenti informatici, telematici e/o manuali/cartacei, in modo da garantire, in primo luogo, la riservatezza dei dati. 

Si informa che il trattamento sarà svolto anche per mezzo di strumenti informatici e telematici di terzi fornitori di servizi ovvero comunque di soggetti terzi in qualità di Responsabili/sub-Responsabili del Trattamento nominati ai sensi dell’art. 28, Reg. UE 679/2016 ovvero secondo nomine o accordi predisposti ai sensi di legge.

Il sistema di gestione delle Segnalazioni fornito dal terzo fornitore garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.

La informiamo che, laddove possibile, i Suoi dati saranno trattati anche in forma anonima, aggregata o pseudonimizzata in ottemperanza ai principi di minimizzazione e pseudonimizzazione previsti dal Regolamento EU 679/2016.

La lista dei soggetti nominati Responsabili del Trattamento è disponibile a richiesta dell’interessato.

 

5. Soggetti autorizzati a trattare i dati

I dati personali del Segnalante e i dati personali contenuti nella Segnalazione saranno trattati dai soggetti ai quali è stata affidata la gestione del canale di Segnalazione. Inoltre, i dati personali potrebbero essere trattati dai soggetti competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni (es. organi di controllo della società). 

La informiamo che i soggetti deputati a gestire e ricevere le segnalazioni nonché a darvi seguito sono precipuamente nominati quali Responsabili del Trattamento ai sensi dell’art. 28 Reg. UE 679/2016 ovvero comunque autorizzati a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e così adeguatamente istruiti e formati sulle finalità e sulle modalità da seguire nello svolgimento del relativo incarico.

 

6. Diffusione o comunicazione dei dati ed eventuali destinatari

Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti, all’interno della struttura del Titolare debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso ed il contenuto della segnalazione. Tali soggetti, poiché potrebbero comunque venire a conoscenza di altri dati personali, sono comunque tutti appositamente istruiti e formati, nonché tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni, fatti salvi gli obblighi di segnalazione e di denuncia previsti dalla legge.

Si precisa che nel caso in cui la segnalazione portasse all’instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del responsabile della condotta illecita, l’identità del segnalante non verrà mai rivelata. Qualora la conoscenza dell’identità del segnalante fosse indispensabile per la difesa dell’incolpato, verrà domandato al segnalante se intende rilasciare un apposito, libero consenso ai fini della rivelazione della propria identità.

 

7. Categorie di soggetti terzi a cui i dati potrebbero essere comunicati

I suoi dati personali e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione.

Alcuni trattamenti possono essere effettuati da ulteriori soggetti terzi, ai quali il Titolare affida talune attività (o parte di esse) per le finalità di cui al punto 3); tali soggetti opereranno in qualità di Titolari autonomi o saranno designati Responsabili del trattamento e sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:

• Consulenti (Organizzazione, Contenzioso, Studi Legali, ecc.)
• Società incaricate dell’amministrazione e gestione del personale
• Società di Revisione/auditing
• Agenzie investigative
• Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, ANAC, Organi di Polizia.

 

8. Natura del conferimento

Non è obbligatorio il conferimento dei dati relativi all’identità del segnalante. È rimessa a ciascun segnalante la decisione circa quali ulteriori dati personali conferire.

 

9. Durata e conservazione dei dati

Ai sensi dell’art. 14, D.Lgs. 24/2023, le segnalazioni – e dunque i dati personali ivi contenuti, compresi gli eventuali dati personali del Segnalante – sono conservate, nel rispetto degli obblighi di riservatezza ivi previsti, per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.

Come previsto dalla normativa, non vengono raccolti dati personali che manifestamente non sono utili alla gestione dalla segnalazione; se raccolti accidentalmente, tali dati vengono cancellati immediatamente.

 

10. Diritti dell’interessato

L’interessato, in qualità di Segnalante o Facilitatore, ha il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati forniti, di chiedere, nelle forme previste dall’ordinamento, la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti e di esercitare ogni altro diritto ai sensi degli artt. da 15 a 22 Reg. UE 679/2016, laddove applicabili. Le informazioni sono fornite gratuitamente; ai sensi dell’art. 12 comma 5 Reg (UE) 2016/679, in caso di richieste manifestamente infondate, eccessive e/o ripetitive il titolare potrà addebitare un contributo spese inerente i costi sostenuti per fornire le informazioni, per la comunicazione o per intraprendere l’azione richiesta ovvero rifiutare di soddisfare la richiesta.

I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 Reg. UE 679/2016 non sono esercitabili dai soggetti coinvolti e/o menzionati nella segnalazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, ai sensi dell’art. 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.

In Segnalante o il Facilitatore, nel caso in cui, successivamente, dovesse fornire il consenso alla rivelazione della sua identità nell’ambito di procedimenti disciplinari, avrà il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento, senza che però ciò pregiudichi la liceità del trattamento, basato sul consenso, effettuato prima della revoca.

 

11. Dati di contatto

Ai fini di quanto indicato nella presente informativa o per l’esercizio dei diritti – conformemente a quanto indicato al precedente punto 10 – l’interessato può inviare una mail all’indirizzo: gestionesegnalazioni@proton.me.

 

12. Reclamo

L’interessato ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali secondo le modalità previste dalla stessa Autorità, reperibili all’indirizzo www.garanteprivacy.it. L’interessato può azionare i diritti in materia di protezione dei dati personali, anche con riferimento al trattamento effettuato al di fuori dell’EU, presso le autorità nazionali italiane e specificatamente presso l’Autorità Garante per la Protezione di Dati Personali. Per ulteriori informazioni in ordine ai suoi diritti sulla privacy La invitiamo a visitare il sito web dell'Autorità Garante per la protezione dei dati personali all'indirizzo www.garanteprivacy.it.

 

13. Modifiche e Aggiornamenti

Il Titolare del Trattamento si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente informativa in qualunque momento. Modifiche e aggiornamenti saranno pubblicati su questa pagina. Si consiglia di consultare questa pagina in modo da rimanere costantemente informati in merito a modifiche e aggiornamenti.

Il Titolare del Trattamento non è responsabile per l’aggiornamento, il funzionamento e il contenuto di tutti i link a pagine esterne indicati nella presente informativa e si consiglia, in caso di malfunzionamento di tali link o di irraggiungibilità della pagina, di fare riferimento al relativo documento e/o sezione dei siti internet richiamati.

 

Revisione dicembre 2023